5 erros comuns na comunicação interna dos laboratórios de patologia (e como corrigi-los!)

A comunicação interna faz parte do dia a dia dos laboratórios e impacta diretamente na maneira com que as pessoas se relacionam, facilitando ou prejudicando o trabalho. Quando a comunicação é eficaz, as pessoas se sentem mais participativas, colaboram mais e são mais motivadas. Por outro lado, quando a comunicação não funciona parece que tudo vai mal, desde os relacionamentos até o financeiro da empresa — já que os resultados nunca são os mesmos com pessoas mal informadas e processos pouco esclarecidos.

Como a comunicação é fundamental para que o ambiente de trabalho fique melhor, no post de hoje vamos listar erros comuns na comunicação interna dos laboratórios de patologia e como corrigi-los para que você consiga extrair o máximo de produtividade dos seus funcionários e parceiros de negócio, melhorando seus resultados. Vamos lá?

Falta de entrosamento entre os diversos tipos de profissionais que compõem um laboratório

O trabalho no laboratório é complexo e exige participação de profissionais com diferentes perfis como patologistas, técnicos laboratoriais e pessoal administrativo. Fazer com que todos esses perfis se comuniquem de forma harmoniosa requer habilidade. Se só existem verdadeiras interações nos momentos de crise, como a entrega de um resultado urgente, por exemplo, as pessoas perdem o senso de equipe, deixam de colaborar umas com as outras e afetam o trabalho de todos.

Para melhorar o entrosamento entre esses diversos profissionais é necessário ter tempo para trocar ideias, dar feedbacks, desenvolver projetos em conjunto e até mesmo bater um papo para descontrair. Existem várias atitudes que podem ser tomadas para promover o entrosamento, como, por exemplo, fazer reuniões entre os departamentos.

Se o tempo for curto, faça reuniões diárias de 15 minutos, mas permita que todos falem das suas dificuldades e desafios. Se o seu espaço permitir, crie salas de descompressão, que são ambientes onde o pessoal pode interagir de forma mais descontraída do que o rigor exigido no ambiente laboratorial. Painéis e murais são ótimas formas de trocar informações e manter a equipe em constante contato e as redes sociais também podem ajudar. Para isso, crie grupos privados no Facebook ou Google+. O importante é estimular a participação de todos.

Falta de uma linguagem compartilhada

O uso de jargões técnicos, se não plenamente entendidos, pode afetar o entendimento sobre responsabilidades e informações importantes, impactando diretamente na qualidade do trabalho da equipe. Quanto mais fácil a linguagem utilizada no seu laboratório, mais rapidamente as pessoas entendem o que devem fazer — e o fazem com mais segurança. Portanto, ajude sua equipe a construir uma linguagem comum para trocar informações. Se houver necessidade de usar termos técnicos, explique-os para que as pessoas saibam do que se trata.

Para funcionários novos, crie um documento com os principais termos e jargões utilizados e disponibilize-o em locais estratégicos, como na intranet ou impresso. Cada vez que o funcionário tiver dúvidas, pode consultar o documento e assim não precisa interromper outro colega de trabalho para saber o que precisa ser feito.

Uso inadequado do e-mail

O e-mail, se usado corretamente, pode ser uma ótima ferramenta de comunicação interna. Ele formaliza combinados e deve ser estimulado quando trata de assuntos ainda não totalmente contemplados nos processos do laboratório. Mas os procedimentos que devem ser registrados no sistema do laboratório, por exemplo, não devem ser tratados por e-mails.

Até uma planilha compartilhada onde os colaboradores atualizem informações pode substituir pilhas de e-mails de forma mais eficiente. Deixe o e-mail para informações rápidas, avisos e outros tipos de interação que não requeiram supervisão, ou quando houver necessidade proeminente de documentar uma interação (com um cliente, por exemplo) a fim de poder comprovar depois.

Falta de acompanhamento

A falta de acompanhamento (ou follow-up) compromete a qualidade do seu atendimento e pode afetar o relacionamento com os clientes. Dessa forma, prepare seus funcionários para fazerem follow-ups com frequência, mantendo os médicos e pacientes satisfeitos e informados sobre liberação de resultados (principalmente os urgentes), procedimentos a serem adotados e demais informações geradas a cada contato. Uma cultura de follow-up tem um grande valor na satisfação e fidelização dos clientes.

Para evitar que sua equipe esqueça dos follow-ups, crie uma política interna de agendamento de retorno para o cliente a cada interação. Esse agendamento pode ser feito em uma agenda eletrônica, planilha ou ainda com um aplicativo para web, que pode ser acessado a qualquer momento. O que importa é que esse controle seja verificado diariamente e os clientes sejam contatados no momento certo.

Reuniões improdutivas

O tempo é um recurso precioso para os profissionais de um laboratório, pois existem pacientes a serem atendidos, médicos esperando retorno sobre exames, processos a serem desenvolvidos e documentos a serem providenciados. Sendo assim, busque ser assertivo na condução de reuniões internas, visando evitar o desperdício de tempo com temas que pouco ajudam na melhoria do trabalho.

Como sabemos, reuniões costumam ser improdutivas justamente pela falta de foco e de preparo das pessoas para discutirem assuntos relevantes, então fuja desse erro e coloque sua equipe para trabalhar antes mesmo da reunião. Envie uma pauta prévia e peça contribuições até determinada data. Se possível, envie também materiais que ajudarão na tomada de decisão durante as reuniões, como relatórios, estudos de casos, artigos de revistas especializadas, entre outros, pedindo que as pessoas leiam os conteúdos e tragam suas impressões para a reunião. Defina também um moderador, uma pessoa que fique responsável por chamar todos de volta ao centro da conversa quando os participantes começarem a se dispersar. E não esqueça de registrar todas as decisões tomadas a cada reunião e de compartilhar esse registro com todos os envolvidos, a fim de que todos fiquem cientes de seus papéis e responsabilidades.

Não se esqueça de que quando falamos em comunicação interna, falamos de relacionamento interpessoal, portanto, conheça bem seus funcionários, busque interagir com eles e estabelecer a confiança necessária para que você possa delegar atividades sem se preocupar com a execução delas. Com uma equipe integrada e colaborativa, você ganha tanto em qualidade no atendimento quanto em produtividade, elevando os resultados do seu laboratório.

Quer melhorar ainda mais a gestão do seu laboratório? Continue acompanhando nossos artigos e obtenha dicas preciosas para melhorar o desempenho da sua equipe.

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