Qualidade na Patologia: Veja como preparar o seu laboratório para uma auditoria externa

A qualidade na anatomia patológica veio para ficar. Programas de acreditação, como os do College of American Pathologists (CAP)  que há muitos anos já fazem parte do dia-a-dia da especialidade no exterior começam a chegar ao Brasil através do Programa de Acreditação e Controle da Qualidade (PACQ-SBP).

A auditoria externa é de grande valor para certificar que a gestão da qualidade está funcionando bem no laboratório além contribuir para o desenvolvimento da empresa. Ela permite apontar quais ações não dão os resultados esperados e o que precisa ser melhorado.

Caso o seu serviço de patologia já participe ou pretenda participar de auditorias externas conheça algumas dicas de como esse processo pode ser realizado no nosso post.

O que é auditoria externa?

De maneira geral, a auditoria externa é um trabalho realizado por uma entidade que não possui vínculo com o laboratório. Essa entidade é contratada para realizar um trabalho de análise e diagnóstico das rotinas do laboratório. Por não possuir vínculos com a contratante, o auditor tem a independência necessária para realizar o diagnóstico de maneira isenta, o que garante credibilidade ao processo.

Por que a auditoria é importante?

Um laboratório é, em resumo, uma junção de diversos setores que trabalham em busca de um objetivo comum, sendo o principal os diagnósticos aos pacientes. Porém, se acontece alguma falha em um desses setores o resultado fica comprometido.

A auditoria externa por sua vez é uma forma de avaliar o funcionamento do seu laboratório. Todas as exigências legais estão sendo cumpridas? Os prazos de entregas podem melhorar? Como é o atendimento aos pacientes? As análises e diagnósticos estão seguindo os padrões exigidos? Essas são algumas questões que serão levadas em conta, avaliadas e diagnosticadas pelo auditor. Esse nível de informação nem sempre é alcançado em avaliações superficiais realizadas às pressas no próprio laboratório.

Como se preparar?

O laboratório precisa estar preparado para receber a auditoria e tirar o melhor proveito dela.  Abaixo algumas etapas que podem ser cumpridas para essa preparação:

Prepare seus colaboradores

O primeiro passo é informar aos técnicos, pessoal da área administrativa e patologistas  sobre o trabalho a ser realizado, a importância dele e como será feito. Quando os colaboradores entendem o que é uma auditoria e como ela vai ajudar o trabalho deles já se reduz qualquer resistência ao processo. Ao invés do colaborador ver o auditor como alguém que vem “bisbilhotar”, ele o vê como alguém que vai ajudá-lo a trabalhar melhor. Uma outra dica é fazer uma simulação de como é feita a auditoria, assim o funcionário vai encarar o processo de forma natural.

Revise os processos que serão auditados

Faça uma rápida revisão com os colaboradores sobre quais processos serão auditados. Ao saber quais os setores do laboratório serão avaliados fica mais fácil planejar a sua auditoria. Além de facilitar a organização de informações a serem repassadas para o auditor.

Estabeleça um cronograma

Estabeleça um cronograma para guiar o trabalho. Definir as datas em que cada setor deve enviar as informações solicitadas, qual colaborador ficará responsável por recolher essas informações e quais as datas e horários em que os setores serão auditados para não comprometer a rotina do laboratório.

Se possível, tenha auditores internos

Contar com uma equipe de auditores internos, treinados para isso, é bastante interessante. Eles podem acompanhar a auditoria externa e, posteriormente, se tornarem os agentes transformadores do laboratório ao promover as mudanças e melhorias apontadas no diagnóstico da auditoria.

Como continuar o processo depois da auditoria externa?

Para obter o máximo da auditoria é necessário que a equipe esteja integrada e interessada em promover as mudanças. Para isso, quando já tiver com o diagnóstico do auditor em mãos, deve-se realizar uma reunião que estabeleça os planos de correção das falhas diagnosticadas e melhorias propostas. Aqui também serão definidas responsabilidades, mas desta vez no cumprimento das ações necessárias para tornar o laboratório mais próximo dos seus objetivos da qualidade. É nesse momento que as sugestões propostas pelo auditor começam a ser colocadas em prática. Os líderes dos setores também deverão estar envolvidos nos esforços de coordenação da implantação das novas ações.

Tenha em mente que uma auditoria é um processo que desencadeia uma série de mudanças na rotina de um laboratório e que culmina em formidáveis ganhos de produtividade e qualidade.

Já realizou uma auditoria externa? Pretende fazer esse trabalho no seu laboratório? Compartilhe as suas dúvidas e experiências conosco!

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  • no post fala de um check list de preparação para a auditoria externa mas não está disponível, como faço para acessá-lo?

    • Olá Flavia, o site realmente não está disponibilizando para baixar o checklist, enquanto a manutenção não acontece, estou encaminhando o checklist para o seu email.

  • Bom dia, se possível, poderia encaminhar para o meu email a check list de preparação para a auditoria externa? Obrigada

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