KPIs: o que são e como usá-las na gestão do seu laboratório de patologia?

KPIs: o que são e como usá-las na gestão do seu laboratório de patologia?

Para garantir o desenvolvimento do seu laboratório de patologia e conseguir produtividade nos serviços é preciso investir em ferramentas de gestão. Neste contexto se encaixam os indicadores de desempenho (KPIs), que são mensurações utilizadas para demonstrar a efetividade das ações e possibilitar o alcance dos objetivos propostos pela empresa.

É a partir desses indicadores que ações podem ser tomadas, a fim de trazer melhores resultados. A seguir, descubra mais sobre o assunto e saiba como essa ferramenta de gestão pode ser útil para o seu serviço de patologia.

O que são KPIs?

KPI vem da sigla em inglês para Key Performance Indicator, algo como indicador chave de desempenho. Ele faz parte do planejamento estratégico das empresas e serve como medição às metas propostas pela organização.

A partir desses indicadores, é possível medir os resultados obtidos e identificar o que precisa ser melhorado.

Os KPIs estão diretamente ligados aos objetivos de médio e longo prazo. Porém, é preciso conhecer a aplicação deles na gestão laboratorial para tomar decisões acertadas.

Tipos de KPIs

Os KPIs podem ser subdivididos de várias formas como, por exemplo:

Indicadores de qualidade de serviço: É importante trabalhar com indicadores que apontem problemas na qualidade dos serviços prestados pelo laboratório. Uma das formas de iniciar essa análise é mensurando o nível de satisfação dos clientes do laboratório (pacientes e médicos).

Indicadores de capacidade: Medem a funcionalidade adequada dos setores do laboratório, incluindo seu pessoal e os equipamentos. Eles podem mostrar o nível de eficiência e efetividade das tecnologias usadas e apontar falhas que sugerem serviços de manutenção preventiva ou corretiva.

Indicadores estratégicos: Para avaliar esses indicadores de desempenho é importante utilizar metodologias já conhecidas, como o Balance Scorecard, que os separa nas categorias financeiras, atendimento aos clientes, processos internos e aprendizado.

Indicadores de produtividade: Se relacionam tanto à produtividade do colaborador como dos equipamentos, além do nível de absenteísmo. Esses indicadores de desempenho são importantes, pois mostram a efetividade do serviço e podem servir como diagnóstico para as mudanças no ambiente de trabalho.

Indicadores de infraestrutura: A infraestrutura do seu laboratório também pode funcionar como indicador de desempenho — isso porque ele precisa contar com um ambiente bem equipado e profissionais suficientes para suprir a demanda.

Indicadores de consumo: Esse quesito se relaciona a boa gestão de estoque pois possibilita um melhor planejamento das compras, uma vez que é possível mensurar as quantidades necessárias para suprir a demanda. Os custos envolvidos nos processos também devem ser avaliados para melhorar a gestão financeira do laboratório.

Como definir indicadores de desempenho para gestão laboratorial?

Um KPI precisa ser simples de medir, expressar seus propósitos adequadamente, ser de fácil implantação e entendimento para sensibilizar os colaboradores.

A seguir alguns KPIs que podem ser usados na gestão do laboratório:

  • Número de procedimentos realizados
  • Número de não conformidades
  • Tempo de entrega de laudos
  • Número de glosas de exames
  • Quantidade de patologistas por laudos emitidos
  • Número de questionamentos de resultados
  • Custo de realização do exame
  • Horas de treinamento das equipes

Os KPIs secundários podem não contribuir diretamente para o crescimento da empresa, mas ajudam com informações relevantes. Dentre eles podemos citar:

  • Percentual de absenteísmo
  • Número de requisições por funcionários
  • Consumo de equipamentos de proteção individual (EPI)

Podemos ressaltar que todo indicador de desempenho é uma métrica, mas nem toda métrica é um indicador de desempenho.

Além disso, existem também os indicadores de esforço, que medem os investimentos. Os dados obtidos a partir desses indicadores não estão necessariamente ligados aos resultados.

São consideradas KPIs somente as métricas que mensuram os resultados alcançados pelo laboratório a partir de determinados processos e indicadores. Entretanto, os indicadores de esforços também podem trazer informações importantes, que levam a ajustes relevantes.

Como os indicadores de desempenho contribuem para o desenvolvimento do laboratório de patologia?

A utilidade dos KPIs implica em adequar-se à realidade da empresa. Não adianta trabalhar com muitos indicadores se eles se apresentarem pouco precisos na avaliação de um tipo de serviço laboratorial.

O ideal é contar com uma quantidade razoável de métricas, de modo que detalhes importantes dos resultados não passem despercebidos.

No ambiente corporativo é importante trabalhar com o conceito SMART dos indicadores que significa: Specific (Específicas), Measurable (Mensuráveis), Attainable (Alcançáveis), Relevant (Relevantes) e Timely (Temporais).

Os indicadores específicos em um ambiente laboratorial se refletem na qualidade e quantidade de exames realizados e apontam resultados sobre a eficiência desses processos e a possibilidade de mudanças. Além disso, os KPIs precisam ser mensuráveis em número ou porcentagem para facilitar a análise comparativa.

Os indicadores alcançáveis são aqueles que podem ser executados de forma racional. Em uma gestão laboratorial não se pode colocar, por exemplo, como meta ser o melhor do país em termos de serviços anatomopatológicos. Isso pode frustrar as expectativas da empresa ao se trabalhar com algo inatingível.

Já os KPIs com informações relevantes e objetivas conseguirão mostrar em dados a realidade dos serviços. Eles precisam avaliar a evolução dos processos ao longo do tempo, já que isso possibilita a implantação das estratégias conforme a necessidade.

Existem algumas situações em que o resultado aparece tão logo seja implantado, como alterações na abordagem ao cliente. Em outras, necessitarão de mais tempo, como aquisição de novos equipamentos e mudança na rotina de realização de exames.

Para uma excelente gestão laboratorial é preciso pensar que todos os esforços se convergirão para bons resultados. Nesse sentido, é crucial pensar nos aspectos externos da empresa  (como os clientes) e nos processos internos (como a rotina dos colaboradores, equipamentos adequados e ótimo ambiente de trabalho).

Os indicadores de desempenho são fundamentais para diagnosticar os principais problemas da gestão laboratorial e como podem ser melhorados. Por isso, é importante escolhê-los adequadamente para obter dados relevantes para a projeção positiva da empresa.

Nosso post conseguiu ajudar você a compreender melhor as funcionalidades dos indicadores de desempenho no seu laboratório? Deixe seu comentário!

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